در جلسه روز- يكشنبه 13 تيرماه- كميته ثبت نام و اعزام اربعين در ابتدا مهندس اوحدي رئيس سازمان حج و زيارت ضمن اشاره به سفر هيئتي عراقي به ايران در آينده نزديك با هدف بررسي مسائل زائران اربعين و برگزاري جلساتي با مسئولين سفارت عراق در تهران، گفت: در ايام اربعين جمعيتي حدود دو ميليون زائر در مدت زمان حدود 20 روز مرزهاي كشور را به سمت عراق ترك مي كنند و همين تعداد زائر مي خواهند در مدت زمان حدود 3 روز به كشور بازگردند كه اين اتفاق مشكلاتي را به همراه دارد كه با توجه امكانات سامانه سماح و توسعه اين سامانه در سال جديد تلاش مي شود تا بخش قابل توجهي از مسائل مديريت شود.
رئيس سازمان حج به اهميت موضوع روند صدور ويزاي زائران اربعين اشاره كرد و گفت: در نشست با سفير عراق در تهران نيز بر اهميت اين مسئله تأكيد شده است بدليل اينكه گلوگاه اصلي ما مسئله ويزاي زائران است.
وي در ادامه با بيان اهميت موضوع اطلاع رساني در عمليات اعزام زائران اربعين، اظهار داشت: اطلاع رساني قبل ، حين و بعد از عمليات از اهميت ويژه اي برخوردار است و از بروز بسياري از مشكلات پيشگيري مي كند كه راه اندازي راديو اربعين در سال گذشته اقدامي كارآمد در اين راستا بود.
رئيس سازمان حج و زيارت همچنين بر اهميت تصميم گيري براي موضوع بيمه زائران اربعين تأكيد كرد.
در ادامه اين جلسه حميد محمدي معاون امور حج و زيارت سازمان حج به برنامه زمان بندي كميته ثبت نام و اعزام اربعين براي پذيرش زائران اشاره كرد و گفت: در اين برنامه زمان بندي زمان ثبت نام زائران در سماح نيمه مرداد و شروع صدور ويزا اول شهريور ماه مشخص شده است كه اين اقدام نيازمند توافق بر سر موضوع صدور ويزا است.
در ادامه محسن نظافتي مديركل عتبات سازمان حج و زيارت در خصوص توسعه سامانه سماح توضيح داد: امسال در سامانه سماح فقط بحث مديريت اطلاعات مطرح نيست بلكه 16 توانمندي جدي از جمله اطلاعات ناوگان عمومي، مواكب، منابع انساني و داوطلب، اشياء و افراد گمشده و پيدا شده، اخبار و اطلاعيه ها، مدارك مفقودي، محل هاي اقامت و اسكان، آمبولانس ها، تجهيزات خدمات رساني و مراكز درماني و ... در اين سامانه لحاظ شده است.
وي در سخنانش در خصوص روند صدور ويزاي زائران گفت: در اين خصوص بايستي هزينه صدور ويزا، چگونگي صدور ويزاي انفرادي و گروهي ، ايجاد دفاتر موقت كنسولگري ها براي تسهيل و تسريع در روند صدور ويزا، ميزان اعتبار زماني ويزا و ... مشخص گردد.
مديركل عتبات سازمان حج و زيارت در سخنانش بيمه زائران اربعين نيز بيان كرد: با توجه به اينكه اطلاع رساني در خصوص پذيرش زائران اربعين از اول مرداد ماه آغاز مي شود، تا آن زمان بايستي شرايط بيمه زائران نيز معلوم گردد.
دكتر مجيد آقابابايي دبير ستاد مركزي اربعين نيز كه در اين جلسه حضور داشت، بر اهميت موضوع ويزاي زائران تأكيد كرد و در ادامه گفت: در نهايت با توسعه سامانه سماح بايستي اين سامانه به سامانه ملي تبديل گردد اين سامانه محدوديتي ايجاد نمي كند بلكه ابزاري براي تعريف اطلاعات افراد است.
وي در سخنانش به بررسي امكان بهره مندي از ظرفيت زائراني كه داراي توانمندي هاي ويژه از جمله در امور درماني و امدادي هستند، اشاره كرد همچنين بر اهميت موضوع منطقه بندي براي استقرار دفاتر موقت كنسولگري و منطقه بندي براي اعزام زائران تأكيد كرد.
حجت الاسلام و المسلمين دكتر احمدي مسئول كميته فرهنگي و آموزشي اربعين نيز دراين جلسه به ايجاد امكاني در سامانه سماح براي ثبت اطلاعات فعالان فرهنگي مراسم اربعين شامل هنرمندان، مبلغان، سخنرانان و مداحان و .... تأكيد كرد.
محمدتقي قادري مديركل دفتر بودجه، تحول اداري و فناوري اطلاعات سازمان حج نيز به توضيحاتي در خصوص سامانه سماح پرداخت و گفت: اين سامانه در مديريت اطلاعات در بخش ثبت نام و اعزام زائران كمك شاياني مي كند البته ما پيشنهاد داديم كه دستگاه هاي ديگر نيز بر اساس نياز خود از اطلاعات درج شده در اين سامانه بهره گيري نمايند كه دسترسي لازم نيز براي هركدام ايجاد مي گردد.