• داشتن مطالعه قبلی و آشنایی با زندگی ائمه اطهار(ع) و شخصیتهای مذهبی مرتبط با این سفر مقدس.
• آگاهی و آشنایی با اماکن مقدس و زیارتی در عراق.
• صبر و بردباری در برابر وقایع روزمره و یا رویدادهای پیش بینی نشده.
• متانت و تحمل در مقابل رفتارهای غیر منتظره زائران(ناشی از خستگی یا بی اطلاعی)
• در دسترس داشتن اسناد و مدارک و اقلام مورد نیاز در طول سفر و حفاظت کامل از آنها(مثل گذرنامه های زائران، مانیفست و ...).
• مشاهده برچسب های ساک و چمدان زائران که حتماً دارای نام و مشخصات باشد(برای جلوگیری از گم شدن آن ها).
• هماهنگی کامل با روحانی(یا مداح) گروه در تمام مراحل و برنامه های مختلف سفر.
• انتخاب یک یا دو نفر از زائران با سواد و توانمند به صورت همکار و اصطلاحاً «نماینده زائران» به تأیید زائران کاروان.
• مساعدت و توجه به هنگام تعیین صندلی اتوبوس و تقسیم اتاقهای هتل و رعایت حال زائران بیمار یا کهنسال و ناتوان که به مساعدت و کمک بیشتر نیاز دارند.
• تهیه جدول ترکیب خویشاوندی زائران و محارم برای سهولت در تقسیم اتاقها.
• رعایت عدالت و بی طرفی کامل در تقسیم اتاقها و دیگر امکانات در طول سفر خصوصاً در شرایطی که اعضای خانواده یا منسوبین مدیر و روحانی جزو زائران گروه باشند.
• اختصاص صندلی ردیف اول برای عوامل و مأموران امنیتی در اتوبوس عراقی.
• هماهنگی با نمایندگان شرکت امنیتی و مأموران همراه کاروان.
• توجه کامل به قوانین و مقررات حاکم بر کشور عراق و توجیه زائران به این مقررات مخصوصاً عدم حمل مواد مخدر و اجناس ممنوعه.
• مراقبت مستمر از زائران به منظور نرفتن ایشان به اماکن زیارتی ممنوعه و شهرهای کاظمین و سامرا و... و همچنین توجیه آنان به عدم فیلمبرداری و عکسبرداری از اماکن ممنوعه و ستون های نظامی و ...
• استفاده مستمر از علامت یا پرچم مخصوص گروه برای جلوگیری از گم شدن زائران در مسیرها.
• همراهی با زائران در تمام مسیرها و حرکت به صورت دسته جمعی در طول سفر و حضور و غیاب آنان.
• بیان اهمیت استفاده زائران از گردن آویز مخصوص حاوی کارت شناسایی و کارت نشانی هتل.
• رعایت و اجرای جدول برنامه زیارتی با هماهنگی روحانی(یا مداح) کاروان و نیز مأموران شرکت امنیتی و تأکید بر این نکته که برای زیارت دوره مثل مسجد کوفه، مسجد سهله و ... امکان رفتن جداگانه و انفرادی نیست و حتماً می بایست همراه گروه و مطابق برنامه صورت گیرد.
• تنظیم ساعت به وقت محلی از زمان ورود به خاک عراق و رعایت اوقات برنامه های زیارتی و غذایی مطابق وقت محلی.
• آب لوله کشی صرفاً برای شست و شو می باشد. برای آشامیدن از آبِ بطر یهای پلمپ شده استفاده شود.
• توجه به شرایط و موقعیت دیگر کاروانهای ساکن در همان هتل و هماهنگی با مدیران راهنمای همراه این کاروانها.
• اخذ وجه از زائران(علاوه بر نرخ مصوب) تحت هر عنوان ممنوع است.
• پرداخت هدیه و انعام در صورت اضطرار و ضرورت(با هماهنگی روحانی یا مداح و نماینده زائران) و در حد اعتبار تأمین شده(مبلغ 850.000 ریال) و باقی مانده احتمالی وجوه برای خود زائران هزینه گردد و به شرکت مرکزی استان گزارش شود.
• استفاده از صندوق امانات هتل در صورت نیاز و سپردن پول و امانات زائران در قبال اخذ رسید.
• رها نکردن کلید اتا قها روی میز استقبال هتل و سپردن آن به مسئول مربوطه و توجیه زائران در این مورد.
• تأکید به زائران مبنی برعدم تحویل موبایل به افراد متفرقه برای شارژ کردن یا تعویض سیم کارت و ... .
• توجیه زائران مبنی بر روشن نکردن شمع و کبریت در زمان قطع برق خصوصاً داخل اتاقها(ترجیحاً استفاده از چراغ قوه)
• توجیه زائران به نکشیدن سیگار در حرم ها و اماکن زیارتی و توجه دادن زائران سیگاری به این نکته که مواظب آتش سیگار در اتاق های هتل و در داخل اتوبوس باشند تا خدای ناکرده منجر به آتش سوزی نشود.
• توجیه زائران در خصوص رعایت بهداشت عمومی در محل اسکان و داخل اتوبوس ها و پرت نکردن آشغال از پنجره اتوبوس به بیرون .
• توجیه زائران در مورد عدم استفاده از بخاریهای برقی(المنتی) یا گازی برای خشک کردن لباسها در فصل سرما به دلیل خطر آتش سوزی.
• توجه مداوم به وضعیت آسانسور هتل خصوصاً پس از هر مرحله قطع برق جهت جلوگیری از بروز خطرات احتمالی برای زائران.
• نوشتن نام مدیر و روحانی کاروان و ذکر شماره اتاق مربوطه و الصاق آن مجاور میز استقبال هتل.
• عدم درگیری با خدّام اماکن زیارتی، عوامل هتل، رانندگان و مأموران شرکت امنیتی و دیگر ماموران عراقی.
• حضور در رستوران هنگام صرف صبحانه، ناهار، شام زائران. (بهتر است مدیر در پایان پذیرایی زائران غذای خود را میل نماید).
• عدم استفاده از شبک ههای ماهواره تلویزیون در سالن هتل یا در اتاقها و نظارت بر این مهم.
• عدم استفاده از بلندگوی دستی داخل ساختمان هتل برای صدا کردن زائران (در این مورد از پیجر هتل با هماهنگی مدیر عراقی هتل استفاده شود).
• تاکید به زائرانی که کودک به همراه دارند مبنی بر رها نکردن کودکان در اتاق.
• تأکید به بانوان زائر مبنی بر رعایت کامل حجاب اسلامی و استفاده از چادر مشکی در نجف و کربلا
• تأکید به زائران در خصوص راه ندادن افراد غریبه به هتل، نگرفتن بسته های امانتی از افراد، جدا نشدن از کاروان و نرفتن به منازل افراد آشنا و غریب (هر نوع حرکات مشکوک را به مدیر اطلاع دهند).
• توجیه زائران به رعایت آداب زیارت و پرهیز از هرگونه اعمال غیر متعارف.
• عدم برگزاری مراسم دعا و زیارت و مداحی در پشت بام های هتل
• توجه به موقعیت مکانی درمانگاه هلال احمر و فاصله آن تا هتل، عزیمت زائران به درمانگاه به اتفاق همراه و یا مأمورین امنیتی و همچنین توجه به وضعیت زائران بیمار و ضرورت مراجعه به درمانگاه و احتمالاً زائران بستری شده در بیمارستان.
• مساعدت با زائران برای خرید سوغات مختصر از بازار(پراکنده نشدن در سطح شهر) بدون دخالت در خرید اجناس آنان (توصیه به زائران که اجناس حجیم نخرند چرا که راننده های اتوبوس از حمل آنها خودداری می کنند).
• درا ختیار نگذاشتن اصل یا تصویر گذرنامه و مانیفست به زائران و عوامل.
• توجیه زائران در مورد ارزش دلار یا تومان ایرانی به دینار عراقی جهت بالابردن سطح آگاهی زائران.
• بازدید از اتوبوس عراقی و مشاهده تجهیزات مقدماتی مورد نیاز در موقع رفت و برگشت از قبیل: نظافت، بطری آب معدنی، لیوان یکبار مصرف، سالم بودن کولر یا بخاری و ...
• تحویل غذا و میوه از رستوران بین راهی کوت یا مسیر شلمچه و توزیع آن بین زائران جهت صرف در داخل اتوبوس.
• عدم درج تقدیر و تشکر توسط مدیر و روحانی(یا مداح) در دفتر ثبت نظرات نزد مدیر هتل و انعکاس مشکلات به ستاد جهت رفع آن.
• اخذ خاطرات و آثار زائران(شعر ، مقاله و ...) و نظرات اصلاحی آنان جهت بهبود کیفیت خدمات و ارسال آن به ستاد نجف و کربلا و یا دفاتر حج و زیارت و شرکت مرکزی کارگزاران زیارتی استان مربوطه.
• همکاری با مدیران ثابت ایرانی هتلها و انعکاس مشکلات هتل به آنان.
• شرکت در جلسات ستاد در نجف و کربلا
• انجام سایر موارد ابلاغی از سوی مسئولین سازمان حج و زیارت و شرکت شمسا.
• تکمیل و تحویل فرم شماره 1 به نماینده شرکت شمسا در کربلا و تکمیل و تحویل فرم شماره 2 به نماینده شمسا در مرز مهران یا شلمچه هنگام بازگشت.
• توصیه به زائران برای انجام زیارت وداع در آخرین شب اقامت در کربلای معلی به علت نداشتن وقت کافی در صبح روز حرکت.
• بسته بندی کامل اثاثیه در آخرین شب روز حرکت و آمادگی برای بازگشت به میهن اسلامی .
• توجه کامل مدیران راهنما به گرفتن گذرنامه ها و اصل مانیفست ممهور شده به مهر اداره اقامه بغداد یا کربلا از هتل ها و فراموش نکردن این مهم در موقع برگشت از کربلا به مرز.
• در روز بازگشت: زمان صرف صبحانه، صبح زود و حرکت به طرف مرز مهران ساعت 6 صبح (و ساعت 5/ 5 به طرف مرز شلمچه) می باشد که مدیران راهنما زائران را کاملاً توجیه کنند تا به موقع به مرز برسند.
• کنترل و اطمینان از جا نماندن اثاثیه در اتاق ها و جانماندن امانات نزد مدیر هتل و همچنین داخل اتوبوس به هنگام پیاده و سوار شدن اتوبوس.
• اطمینان از آمادگی اتوبوس برای بازگشت در مسیر داخل ایران توسط کارگزار مربوطه یا شرکت مرکزی کارگزاران استان.
• تنظیم و ارائه گزارش سفر به کارگزار جهت ارسال به شرکت مرکزی استان حداقل یک روز بعد از برگشت به ایران.

 Report