1- ثبت نام مقدماتی و اینترنتی از داوطلبان عزیمت به عتبات عالیات عراق توسط سازمان حج و زیارت طراحی ، برنامه ریزی و اجرا می گردد.
2-سازمان حج و زیارت به دلیل شرایط خاص عراق و تجربیاتی که طی سال های 1382 و 1383 ( ورود غیر سازمان یافته آژانس ها ،‌ افراد حقیقی و حقوقی به عراق و به اصطلاح تردد آزاد ) به دست آورد ، براساس تفاهم نامه ای که با وزارت جهانگردی عراق امضاء و مبادله نمود ، شرکت شمسا را به نمایندگی از سوی 1400 دفتر خدمات زیارتی سراسر ایران ، جهت عقد قرار داد با شرکت های سیاحتی و امنیتی  عراقی انتخاب و معرفی کرده است. قرار دادها پس از تایید در کمیته قراردادها امضاء و به مرحله اجرا در می آید.
3-شرکت های خدمات رسانی عراقی اعم از شرکت های سیاحتی ، صاحبان هتل ها ، شرکت های حمل و نقل ، تهیه و تامین مواد غذایی و طبخ و توزیع و همچنین شرکت های امنیتی چنانچه داوطلب ارائه خدمات به زائران ایرانی هستند بایستی درخواست کتبی خود را به دفتر نمایندگی سازمان حج و زیارت در عراق تسلیم نمایند.
4-دفتر نمایندگی سازمان حج و زیارت در عراق ضمن تشکیل پرونده برای هر یک از این شرکت ها اقدامات زیر را انجام می دهد :
الف ) در مورد شرکت های امنیتی بررسی صلاحیت و امکانات و توانایی ها با مشورت مسئولین ذیربط صورت می گیرد و شرکت مورد تایید به کمیته قرار دادهای سازمان حج و زیارت معرفی می شود.
ب) در مورد شرکت های سیاحتی و امکانات هتلی آنها در شهرهای نجف ، کربلا ، کاظمین و بغداد یک تیم تخصصی مرکب از نمایندگان سازمان حج و زیارت ، شرکت شمسا و یک نماینده از بعثه مقام معظم رهبری نسبت به توانایی های شرکت و ارزیابی ، درجه بندی و قیمت گذاری هتل ها اقدام و نتیجه اقدامات خود را از طریق دفتر نمایندگی سازمان حج و زیارت در عراق به کمیته قرار دادهای سازمان حج و زیارت پیشنهاد می کند.
ج ) در خصوص شرکت های حمل و نقل ، تغذیه ، تدارک ، طبخ و توزیع غذا نیز گروه های کارشناسی  مرکب از نمایندگان سازمان حج و زیارت ، شرکت شمسا و یک نماینده از بعثه مقام معظم رهبری نسبت به توانایی ها ، ارزیابی و قیمت گذاری و نهایتاً پیشنهاد به کمیته قرار دادهای سازمان حج و زیارت اقدام می نمایند.
5-    اعضای کمیته قراردادهای سازمان حج و زیارت که نسبت به بررسی نهائی پیشنهادهای گروه های تخصصی اقدام و نهایتاً شرکت های عراقی را جهت مذاکره و عقد قرار داد دعوت می کند عبارتند از :
1/5- معاون حج ، عمره و عتبات سازمان حج و زیارت به عنوان رئیس کمیته
2/5- ذیحساب و مدیر کل امور مالی سازمان حج و زیارت به عنوان عضو کمیته
3/5- مدیر کل حقوقی سازمان حج و زیارت به عنوان عضو کمیته
4/5- مدیر حراست مرکزی سازمان حج و زیارت به عنوان عضو کمیته
5/5- مدیر کل امور عتبات سازمان حج و زیارت به عنوان عضو کمیته
6/5- مدیر کل برنامه ریزی پذیرش و اعزام سازمان حج و زیارت در خصوص قراردادهای نقل اعم از زمینی یا هوایی
7/5- مدیر کل برنامه ریزی مسکن و تدارکات سازمان حج و زیار ت در خصوص قراردادهای مسکن ، تغذیه و تدارکات .
8/5- مدیر دفتر نمایندگی سازمان حج و زیارت در عراق
9/5- نماینده حقوقی و بر حسب مورد و موضوع قرارداد .
10/5- نماینده حوزه تخصصی بعثه مقام معظم رهبری
11/5- مدیر عامل شرکت شمسا
12/5- یک نفر به انتخاب سازمان حج و زیارت به عنوان دبیر جلسات.
مذاکرات با شرکت های عراقی به ریاست « معاون حج ، عمره و عتبات سازمان حج و زیارت » و حضور سایر اعضای کمیته انجام  ونهایتاً اجازه امضای قرارداد با شرکت عراقی به شرکت شمسا داده می شود و قرار داد امضاء شده توسط معاون سازمان حج و زیارت تایید ، امضا و به مهر سازمان ممهور می گردد و از آن تاریخ به بعد قابل اجرا می باشد.
6- ظرفیت پذیرش هر دوره ثبت نام با توجه به حجم قرار دادهای امضاء شده توسط شمسا با شرکت های عراقی بر حسب درجات و گروه های قیمتی استخراج و به سازمان حج و زیارت ارائه می گردد.
7-سازمان حج و زیارت ظرفیت های تعیین شده را با توجه به تعداد زائران ثبت نام شده در ثبت نام مقدماتی در هر یک از استان های کشور تعیین و به استان مربوطه ابلاغ می نماید ، و معادل ظرفیت نیز از میان داوطلبان ثبت نام مقدماتی جهت شرکت در ثبت نام قطعی به قید قرعه انتخاب و در سطح کشور از طریق اینترنت اعلام می نماید.
8- مدیریت حج و زیارت استان ها سهمیه دریافتی از سوی سازمان را بین دفاتر خدمات زیارتی سطح استان توزیع و از طریق سامانه جامع ثبت نام عتبات به زائران انتخاب شده اجازه می دهد تا در یکی از کاروان های دفاتر خدمات زیارتی استان بر حسب تاریخ عزیمت ، درجه هتل و قیمت هزینه سفر ثبت نام نمایند.
این ثبت نام می تواند به وسیله خود زائران توسط کامپیوتر شخصی یا یکی از کافی نت ها و یا یکی از دفاتر خدمات زیارتی در سطح استان مربوط انجام شود.
9- فردی که در ثبت نام قطعی شرکت نموده است حدود 72 ساعت فرصت خواهد داشت جهت پرداخت وجه به یکی از شعب بانک ملی ایران مراجعه و هزینه سفر را واریز کند و با در دست داشتن بقیه مدارک به دفتر خدمات زیارتی که در کاروان متعلق به آن دفتر ثبت نام نموده است مراجعه و مدارک خود را تحویل دهد و از این پس جهت اطلاع از بقیه اقدامات و زمان عزیمت به عراق با دفتر کارگزار مذکور در تماس باشد.

آنان که عزم سفر به کوی یار دارند بدانند
اگر قصد سفر به عتبات عالیات عراق را دارید خوبست است بدانید :
امور اجرایی این سفر مقدس از سوی « سازمان حج و زیارت » به « شرکت شمسا » سپرده شده است ...
شرکت مرکزی دفاتر خدمات زیارتی سراسر ایران(شمسا)
اخذ روادید برای زائران اعزامی از سفارت عراق در تهران توسط شرکت شمسا انجام می گیرد ، امور اجرایی و تشریفاتی مرزهای چهارگانه زمینی خسروی ، مهران ، شلمچه ، چذابه در حوزه فعالیت و ماموریت شرکت شمسا است و خدمات رسانی در داخل عراق از زمان ورود به مرز تا هنگام مراجعت به مرز نیز توسط این شرکت انجام می گیرد.
خدمات داخل ایران شامل : تأمین اتوبوس ، غذای بین راهی تا مرز و بالعکس بر عهده « شرکت مرکزی کارگزاران امور زیارتی استان مربوطه » در چارچوب قوانین و مقررات جاری تجاری کشور و با مجوز سازمان حج و زیارت می باشد.

خوب است که بدانید :
« شرکت شمسا » از سال 1384 تاسیس شده و از آن زمان تاکنون ، در قبال وظایف و مسئولیت های متعدد خود ، به ازای هر زائر فقط مبلغ 000/40 ریال ( چهار هزار تومان ) دریافت می کند.
لازم است بدانید :
در هر مرحله از سفر دفاتر نمایندگی «شرکت شمسا» به شرح ذیل فعالیت داشته و عهده دار سازماندهی ، نظارت و کنترل امور در حوزه مربوط به خود هستند :
• دفتر نمایندگی  شرکت شمسا در فرودگاه بین المللی امام خمینی (‌ره)
• دفتر نمایندگی شرکت شمسا در فرودگاه بغداد
•  دفتر نمایندگی شرکت شمسا در مرز خسروی
•دفتر نمایندگی شرکت شمسا در مرز مهران
• دفتر نمایندگی شرکت شمسا در مرز چذابه
•دفتر نمایندگی شرکت شمسا در مرز شلمچه
• دفتر نمایندگی شرکت شمسا در نجف اشرف
• دفتر نمایندگی شرکت شمسا در کربلای معلی
•دفتر نمایندگی شرکت شمسا کاظمین ، بغداد و سامرا

مفید است بدانید :
امور اجرایی اعزام سالانه بیش از یک میلیون و دویست هزار زائر ، در تمام ساعات شبانه روز در حال انجام می باشد.
این مسئولیت حساس را که یکی از عظیم ترین فرایندهای خدمات رسانی به زوار عتبات عالیات محسوب می شود در تمام بخش های اجرایی ، « شرکت شمسا » بر عهده دارد ، آن هم در شرایط خاص کشور عراق از نظر امکانات و تجهیزات...
لازم است بدانید :
در حال حاضر ، تعداد نیروهای « ستادی شمسا » اعزامی به عراق نسبت به گذشته حدود 120 درصد و تعداد مدیران ثابت حداقل 100٪ افزایش یافته است.
لازم است بدانید :
برنامه مصوب زیارتی برای هر کاروان 7 شب و 8 روز است.
به منظور کنترل و نظارت هر چه دقیق تر در تهیه مواد اولیه و مراحل پخت ، در کلیه شهرهای زیارتی غذاهای مورد نیاز در آشپزخانه های مرکزی طبخ و توسط خودروهای مخصوص به هتل ها انتقال داده می شود. هر وعده در هر یک از شهرهای نجف و کربلا حدوداً 13000 پُرس غذا سرو می‌شود .
اگر علاقه مند هستید ، بدانید :
هزینه روادید ( ویزا ) پرداختی به سفارت عراق به ازای هر زائر اعزامی 30 دلار است.

آیا دوست دارید بدانید ؟
طی سفر 8 روزه داخل خاک عراق ، هزینه نقل و انتقال بین شهری و درون شهری به ازای هر زائر با احتساب معادل ریال ، برای درجات مختلف بین 35 تا49 دلار می باشد.
خواهشمندیم :
هرگز شرایط سفر عتبات عالیات را با سفر « عمره مفرده » و یا دیگر سفرهای خارجی مقایسه نکنید.
آیا می دانید وظیفه مدیر راهنمای کاروان چیست ؟
-  انتخاب اتوبوس بر عهده مدیر راهنما نیست.
- انتخاب هتل بر عهده مدیر راهنما نیست.
- دوری یا نزدکی هتل تا حرم بر عهده مدیر راهنما نیست.
-  انتخاب نوع غذاها بر عهده مدیر راهنما نیست.
-  امکان افزایش یا کاهش طول مدت سفر بر عهده مدیر راهنما نیست.
-  انتخاب مرز ورودی و خروجی بر عهده مدیر راهنما نیست.
• وظیفه « مدیر راهنما » هدایت و هماهنگی همه جانبه برای تمام امور مربوط به هر کاروان است که به نمایندگی از سوی زائران گروه در تمام عرصه ها ورود پیدا کرده و اقدام می نماید.
•  در مرحله ثبت نام قطعی زائران در دفتر خدمات زیارتی وظیفه مدیر راهنما کمک به متصدیان دفتر برای دریافت مدارک از زائران و مطابقت دادن هویت زائران با مدارک ارائه شده نظیر شناسنامه ، کارت ملی و گذرنامه است .
• کنترل کامل گذرنامه که اعتبار داشته باشد، زائر مشمول نباشد و اجازه خروج از کشور را داشته باشد چنانچه زائر همراه والدین به سن قانونی رسیده بایستی گذرنامه جدا داشته باشد . مشخصات زائران نوزاد در گذرنامه والدین درج شده باشد .
• مانیفست روادید زائران کاروان را به دقت کنترل نماید تا با مشخصات و هویت زائران تطبیق داشته باشد – روادید اعتبار داشته باشد و مخدوش نباشد .
• به هنگام عزیمت از مبداء و سوار شدن اتوبوس حتماً تمامی زائران و روحانی یا مداح کاروان حضور داشته باشند و گذرنامه‌های تمامی افراد موجود باشد و مانیفست روادید با تمامی صفحات آن بدون نقص موجود باشد و فتوکپی کافی و به تعداد مورد نیاز از تمامی صفحات آن گرفته شده باشد .
• روحانی ( یا مداح ) ، منتخب بعثه مقام معظم رهبری می باشند.

چهارشنبه 91/1/23

ساعت : 13:29